Entre los programas más populares para hacer videoconferencias está Zoom, Skype, FaceTime y otros. Y aunque muchos ya den estos programas por sentado, son en realidad una maravilla que hace solo unos pocos años era un lujo que solo podían darse los gerentes de grandes corporaciones.
Hoy por hoy, cualquiera de nosotros puede darse por dichoso de tener a su alcance y muy a menudo de forma completamente gratuita, uno de esos programas que te pueden conectar con amigos en cualquier parte del mundo. Incluso, puedes disfrutar de una videoconferencia completamente gratis con simplemente entrar un código de acceso.
Por supuesto, como sucede con todo en la vida, hay algunas cosas básicas que debemos tomar en consideración para poder disfrutar de ese evento y claro está, permitir que otros también lo disfruten. Le invito, pues, a repasar 5 reglas básicas de etiqueta que no debemos soslayar en caso de que tengamos la oportunidad de conectarnos a uno de estos eventos.
REGLA NÚMERO 1
Seleccione de antemano un lugar apropiado para su videoconferencia. Tome en cuenta que disfrutará más del evento si otros pueden verlo pues reconocerlo será parte del placer de estar presente. Si decide hacer eso, colóquese en un lugar ventilado y con buena luz. Si está frente a una ventana y la conferencia es durante el día, probablemente no necesite otra fuente de luz sobre su rostro. Se verá claramente y será fácil y agradable verle.
Evite lugares oscuros pues la conferencia no es una “sesión” sino una reunión en la que su ambiente puede contribuir a la alegría de la ocasión, sea cual sea el propósito de la videoconferencia.
REGLA NÚMERO 2
Asegúrese de que su cámara esté bien enfocada a su persona. Nadie está interesado en verle el estómago, la frente, el techo de su casa, o su pecho. La posición apropiada es en el centro de su pantalla y con sus ojos a una tercera parte del espacio entre ellos y el tope de su computadora o tableta.
Cuídese de que no se le corte la cabeza o que esté tan cerca de la cámara que todo lo que se le ven son los ojos y la nariz. Por favor, al entrar a la conferencia haga los ajustes necesarios para que su presencia se haga agradable y apropiada.
REGLA NÚMERO 3
Si tiene que tener cuidado con su cámara, el mismo cuidado debe tener con su micrófono. Siempre ingrese a su videoconferencia con el micrófono apagado y manténgalo así hasta que tenga que intervenir por medio de participar. Igualmente debe practicar cómo encender su micrófono antes de hacer un comentario, sea breve o sea más extenso.
Tome en cuenta de que tal vez haya otras personas en su casa que no están conectadas a la conferencia y seguramente usted no desea que se escuche lo que están haciendo o diciendo. Tampoco es el momento para hacerles comentarios inapropiados que, aunque no se escuchen, todos pueden ver su actitud y sus modales al propinar un regaño a los que se encuentran haciendo ruido e interrumpiendo su presencia o hasta su comentario en la videoconferencia. Si usted viola el punto número uno en esta lista de sugerencias, en realidad lo que pase es, hasta cierto punto culpa suya porque debió haberse acomodado en un lugar menos público y más tranquilo para disfrutar de su videoconexión.
REGLA NÚMERO 4
Si es mujer, favor de maquillarse ligeramente. Si es varón asegúrese de estar bien afeitado y peinado. Siempre esmérese por verse limpio y preparado. Otros van a juzgar su presencia en la reunión según se vea, muy particularmente si usted es el presentador o uno de los presentadores. Transmitir una imagen descuidada y poco profesional siempre hace daño, aunque muchos traten de dar explicaciones con muy poca base para justificar su falta de profesionalismo. Por favor, luzca genial, fresco(a) y dispuesto. Ver a alguien así en una videoconferencia anima a todos sin tener que decir mucho.
REGLA NÚMERO 5
No asista a una videoconferencia con sueño (o cara de sueño). No recueste su cabeza sobre sus manos en señal de aburrimiento y evite a toda costa rascarse la nariz, las orejas o bostezar. En todo momento debe recordar que otros le están mirando y usted dejará mucho que desear.
Tenga su computadora o tableta sobre una mesa. Esté listo para tomar algunos apuntes y refleje interés en lo que se está desarrollando. Por favor, no se ponga a jugar con los botones del programa ni mire para los lados como el que busca algo que hacer. Enfóquese en el asunto o no asista a la videoconferencia.
Hay otras reglas que deben seguirse si usted es la persona que va a transmitir la reunión o la conferencia, pero estas otras 5 recomendaciones las dejaremos para otra oportunidad.